Секретарь и начальник отношения

Содержание
  1. Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем
  2. Деловой этикет секретаря
  3. Правила отношений руководителя и секретаря
  4. Базовые правила делового этикета секретаря
  5. Как вести себя в конфликтной ситуации:
  6. Особенности взаимодействия: секретарь и руководитель. Статья. Все Тренинги .ру
  7. Секретарь сегодня
  8. Задачи секретаря
  9. Секретарь — руководитель
  10. Деловой этикет секретаря
  11. Базовые правила делового этикета
  12. Приветствие
  13. Внешний вид согласно этикету
  14. Этикет общения секретаря по телефону
  15. Как вести себя в конфликтной ситуации?
  16. Прием посетителей секретарем по этикету
  17. Правила отношений руководителя и секретаря
  18. Организация совещаний согласно деловому протоколу
  19. Деловое общение секретаря с сотрудниками компании
  20. Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей
  21. Секретарь и руководитель
  22. Секретарь на рабочем месте
  23. Одежда
  24. Украшения и аксессуары
  25. Прическа
  26. Макияж
  27. Парфюм
  28. Будь готов
  29. Звонят вам
  30. Звоните вы
  31. Организация совещаний согласно деловому этикету
  32. Заключение
  33. Деловой этикет секретаря на рабочем месте. Советы и рекомендации
  34. Звонят Вам:
  35. Звоните Вы:

Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем

Секретарь и начальник отношения

В работе секретаря очень важно уметь выстроить общение с сотрудниками, посетителями офиса, и, особенно, с руководством. Как правило, секретарь или офис-менеджер тесно взаимодействует с руководителем, и от того, насколько правильно будут выстроены отношения с начальством, зависит не только продвижение по службе, но и комфортность работы в целом.

Давайте разберемся, зачем нужно следовать деловому этикету секретарю и как он помогает в общении с руководителем.

Деловой этикет секретаря

Профессия секретаря предполагает постоянную коммуникацию с людьми и налаживание внутренних и внешних связей компании.

Секретарь — тот человек, который встречает клиентов и партнеров в офисе, доносит важные поручения начальства до коллег и выполняет распоряжения руководства.

Потому для секретаря важны хорошие манеры, эмоциональная сдержанность и умение сглаживать острые углы в общении. Деловой этикет как раз помогает в этом.

Современный деловой этикет — это свод правил, рекомендуемых к применению. Они не обязательны, но значительно помогают при общении с разными людьми в деловом мире и позволяет сформировать положительный имидж компании в глазах клиентов и сотрудников.

Этикет позволяет установить приемлемые для каждого участника беседы границы и продуктивно проводить переговоры.

Следовать деловому этикету — значит быть тактичным, лояльным, доброжелательным к собеседнику, это умение контролировать свои эмоции и вежливо общаться с любым человеком, профессионально разрешать конфликтные ситуации.

Секретарь, который знает и использует деловой этикет в работе, быстрее может продвинуться по карьерной лестнице и завоевать расположение сотрудников и руководства. Умение выстроить здоровые отношения с коллегами и с руководством — важное качество, которое показывает профессионализм сотрудника.

Выстраивание отношений с руководством — дело тонкое, тут нужно учитывать психологические аспекты личности начальника, его темперамент, привычки. Применяя определенные правила при общении с руководством, наладить контакт не составит труда.

Правила отношений руководителя и секретаря

Рабочие отношения — это сложный процесс, который также требует усилий. Особенно сложно правильно установить границы в общении между руководителем и секретарем. За последние годы сложился двусмысленный образ отношений секретаря и руководителя. Анекдотичные ситуации, когда секретарь и руководитель вступают в романтические отношения в наше время нередки.

Но все-таки, большинство секретарей идут на работу за профессиональным развитием, а не личными отношениями. В таком случае, нужно уметь обозначить границы отношений с руководством и твердо пресекать любые попытки нарушить их. Не стоит бояться потерять работу. Большинство начальников предпочтут сохранить деловые отношения и не променяют профессионального помощника на мимолетный роман.

Чтобы уметь правильно выстроить отношения с руководством, стоит понять, какой тип управления характерен для вашего босса. Психологи выделяют несколько типов управления руководителей:

  • Авторитарный. Таких начальников еще называют «тиран» Стиль управления — жесткий, бескомпромиссный, минимум свободы действий у сотрудников. Авторитарный начальник не прислушивается к подчиненным, он считает свое мнение единственно верным. Как правило, люди с авторитарным типом правления холерики. Они экспрессивны, быстро выходят из себя, могут накричать из-за мелочи. Общаться стоит с ними осторожно, но твердо. Не показывайте страх и не робейте, но всегда уважительно говорите. Если начальник не успокаивается, постарайтесь переключить его, например, попросить позвонить кому-либо или открыть окно. Такой прием помогает снизить степень напряженности.
  • Демократический. Работать под таким руководством одно удовольствие. Руководитель-демократ старается быть всем «братом», «другом» на работе. Как правило, в компаниях такого типа управления субординация практически отсутствует. Начальник проявляет живой интерес к личности каждого сотрудника, прислушивается к их мнению и поддерживает инициативы. Демократичный стиль управления способствует благоприятной рабочей атмосфере и считается наиболее эффективным. С начальником просто установить контакт, потому что он сам будет стремиться к этому. С вашей стороны потребуется лишь искренняя заинтерсованность и желание построить здоровые рабочие отношения.
  • Анархический. Характерные черты этого стиля — отсутствие какого-либо согласованности в действиях и минимум контроля, при достаточной демократии. Сотрудники свободно выражают свое мнение, предлагают новые решения, но ответственных за их исполнение нет. В результате такого управления создается неблагоприятный микроклимат. Сотрудники теряют стимул и мотивацию к работе, потому что нет никакого результата. Начальник легкомысленно относится к задачам и практически не контролирует их решения. Чтобы продуктивно взаимодействовать с таким начальником, придется взять на себя большую часть обязанностей. Контроль за решением проблем, за атмосферу и мотивацию сотрудников ляжет на плечи секретаря.
  • Хаотичный. Самый непредсказуемый тип. Руководитель меняет вектор управления — от авторитарного до анархического. В результате, сотрудники не понимают как взаимодействовать с ним, каких действий от них ждет. Секретарь должен уметь замечать, какое «настроение» у начальника сегодня и выстраивать диалог исходя из этого.

Обычно в работе встречаются смешанные стили управления. Но зная особенности каждого, легко можно построить надежные и доверительные отношения с руководителем. И основные правила делового этикета в этом помогают.

Базовые правила делового этикета секретаря

Независимо от типа управления руководителя, секретарь должен всегда следовать основным правилами служебного этикета.

  • Обращаться к руководителю на «вы». Это позволит сохранить нужную дистанцию с руководителем и избежать двусмысленных ситуаций.
  • Всегда быть вежливым и тактичным. Чувство такта очень важно в работе секретаря. Умение замечать перемены в настроениях и не задавать лишних, неуместных вопросов или вовремя удалиться из кабинета. Например, когда начальнику кто-то позвонил не стоит стоять и ждать, пока на вас обратят внимания, лучше оставить его в покое и зайти в кабинет попозже.
  • Говорите «спасибо». Выражайте благодарность боссу за его советы и даже замечания. Так он будет понимать, что вы прислушиваетесь к нему и вам важно его отношение к вашей работе.
  • В любых ситуациях оставайтесь профессионалом. Это значит, что вы должны четко понимать свои обязанности и справляться с ними самостоятельно при отсутствии начальника.
  • Проявлять заботу к своему начальнику. Принести с утра чашку кофе или чая, навести порядок на его рабочем столе. Важно уметь предугадывать просьбы начальника. Такая ненавязчивая забота позволит укрепить отношения, сделать их более доверительными и надежными.
  • Всегда сохранять спокойствие. Даже в конфликтных ситуациях. Даже тогда, когда руководитель не в духе и злится по мелочам.

Как вести себя в конфликтной ситуации:

  • Внимательно слушайте руководителя и задавайте вопросы
  • Свою позицию выражайте спокойно, твердо и уверенно
  • Не позволяйте начальнику переходить на личности и оскорблять вас. Сразу пресекайте это.
  • Возьмите на себя ответственность. Если вы действительно совершили ошибку, примите это и объяснитесь.
  • Постарайтесь сгладить негатив, рассказав или напомнив о положительных решениях, принятых вами.
  • Обратная реакция. Это прием из психологии. Реагируйте на ситуацию иначе, чем ваш босс. Например, он кричит и срывает голос, вы отвечаете ему тихо, спокойно, размеренно. Такой способ позволяет погасить первоначальный пыл начальника и он неосознанно также начнет разговаривать спокойно.

Деловой этикет для секретаря — это не просто набор правил, это руководство к действию.

Именно следования деловому этикету поможет во многих сложных и неоднозначных ситуациях при общении с руководителем.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/delovoi-etiket-sekretaria-ili-kak-vystroit-otnosheniia-s-rukovoditelem-5c1bb2c6df0ae400acde23c0

Особенности взаимодействия: секретарь и руководитель. Статья. Все Тренинги .ру

Секретарь и начальник отношения

Днём рождения должности секретаря можно считать 27 февраля 1720 года. Именно тогда впервые заговорили о “секретарском чине”. Государь Петр I подписал в этот день Генеральный регламент государственных коллегий.

“При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить”.

Петр решительно был настроен против “волокиты” (понятия, обозначающего затянутое, длительное решение вопроса) и, как закономерность, стал предъявлять высокие и строгие требования к секретарям.

Результат решения того или иного дела зависел, в значительной степени, от того, как его доложит секретарь, который обязан был быть образованным, хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, знать своё дело до тонкостей. Таким образом, Генеральный регламент можно считать “прародителем” современного российского делопроизводства.

Секретарь сегодня

Понятие секретарь сегодня достаточно объёмное и сложное.

Существует большое количество должностей, которые, в общем-то, можно свести к одному кругу функциональных обязанностей — от технического секретаря и секретаря подразделения до секретаря-помощника руководителя, секретаря организации, от секретаря-референта до учёного секретаря, секретаря коллегии и тому подобного. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и учёной степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

В последнее время профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре замыкаются внутренние и внешние коммуникации предприятия. Секретарь выступает связующим звеном между руководителем предприятия и деловыми партнёрами и заказчиками. Секретарь — лицо учреждения.

По его работе и поведению судят о целом предприятии. Он — первый, с кем встречается руководитель, начиная трудовой день. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Он первый, с кем сталкивается пришедший в организацию посетитель.

Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнёров и клиентов фирмы.

Задачи секретаря

Одна из главных задач секретаря — быть чутким посредником между руководителем и подчинёнными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий.

Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приёма их руководителем; помочь составить необходимый документ и так далее. Секретарю очень важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.

Подчас, в некоторых случаях, секретарь вынужден выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и чётко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

Сейчас весь мир переживает время информационного бума. Информация поступает отовсюду — из газет и журналов, из локальных и глобальных компьютерных сетей, из книг и электронных баз данных.

Одной из самых важных задач и, пожалуй, особенностей эффективного секретаря является успешное ориентирование в этом информационном море, знание, где и как искать нужную информацию. Отвечая по телефону, организуя совещания, презентации, переговоры, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий.

Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает её наполовину.

Основные принципы секретарского дела можно изучить за относительно небольшой отрезок времени, но вот настоящее мастерство приходит в результате проб и ошибок только с годами. Секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела, приобретая необходимые навыки, доводя их до автоматизма, постоянно повышая свой профессиональный уровень.

Секретарь — руководитель

Одним из важных деловых контактов является взаимодействие руководитель — секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности.

Фактически, секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарём удаётся, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

Прекрасно, если в самом начале состоится вводная беседа с руководителем, во время которой руководитель прояснит все интересующие секретаря моменты, касающиеся порядка выполнения работ в организации, определяющие принципы совместной деятельности.

Обычно инициатива проведения такой беседы принадлежит руководителю, но не будет считаться неправильным, если и сам секретарь попросит руководителя о возможности организации такой беседы.

В результате секретарь должен постараться определить для себя все нюансы работы с будущим боссом, начиная от его требований к ведению дел, общению с партнёрами, заказчиками, коллегами, подчинёнными и заканчивая его личными привычками.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы.

После вводной беседы секретарь знакомится с особенностями данной организации и определяет последовательность всех операций при выполнении своих функциональных обязанностей на предприятии. Для того чтобы взаимоотношения руководитель — секретарь успешно развивались, важно научиться правильно устанавливать регламент работы.

В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личности руководителя и личности секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приёма посетителей, время ухода с работы.

Следует обратить внимание на тот факт, что не все руководители рационально планируют своё рабочее время. Оказать руководителю помощь в этом вопросе — важная задача для секретаря. Стоит ненавязчиво, но последовательно постараться воспитать потребность в планировании времени.

Для этого можно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день, на неделю, на месяц вперёд. Делать это удобнее всего во время доклада о текущих делах и корреспонденции. Иногда на практике секретарь встречается с вопросами необязательности руководителя в отношении информации о месте его пребывания. Данную проблему можно решить.

Секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернётся.

Если руководитель не привык определять временные рамки своего отсутствия, секретарь должен пояснить, что возникают различные ситуации, когда знание времени прибытия руководителя необходимо, либо определить с руководителем варианты ответов на вопрос о том, когда появится руководитель в тех или иных случаях.

Если же речь идёт об обеде, то следует отметить, что время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.

Очень важно тактично относиться к личностным особенностям руководителя, к его привычкам, а также стараться проявлять заботу о руководителе, о его потребностях, но ненавязчиво и строго в определённых рамках. Если руководитель доверяет секретарю выполнение каких-либо личных просьб, например, покупку подарков или решение организационных вопросов для своей семьи, то секретарь должен относиться к выполнению таких просьб внимательно, но без преувеличенного усердия, “не перегибая палку”.

В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками.

Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения беседы.

Эти качества не просто необходимы секретарю, они позволяют ему свободно выходить из трудных ситуаций.

Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя. Эффективный секретарь, как правило, отличается инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит состояние дел на предприятии. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы.

Сегодня при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

Секретарь занимается решением огромного количества вопросов на предприятии: ведёт переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приёма руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю и подготовку требуемых материалов и документов.

Как показали исследования, проведённые у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоёмок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности и подготовленности.

С появлением персональных компьютеров, упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

Для того чтобы быть всегда на требуемом уровне подготовки, секретарю стоит следить за появляющимися новинками в секретарской работе, в компьютерной области, делопроизводстве. Эта информация доступна, её можно почерпнуть из специализированных журналов и газет, нормативных актов и различных пособий по этим вопросам.

Сегодня “секретарский чин” в нашей стране переживает возрождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и необходимостью использовать в бизнесе высоких технологий.

Значительно возрастает доля ответственности секретарского работника в новых условиях, повышается уровень его значимости в каждодневной деятельности фирмы.

От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании.

Источник: https://VseTreningi.ru/articles/osobennosti_vzaimodeystviya_sekretar_i_rukovoditel/

Деловой этикет секретаря

Секретарь и начальник отношения

Секретарь представляет собой лицо компании, с которым клиенты, партнеры и сотрудники встречаются в первую очередь. Полномочия секретаря, в зависимости от служебного положения, могут существенно разниться.

Однако неизменным остаются основные правила работы сотрудника, его осведомленность во всех делах и планах компании, а также тщательная проработка плана работы непосредственного руководителя.

Существует так называемый деловой этикет для секретарей и помощников руководителей, в котором прописано, что и как нужно делать во время работы на этой должности в компании.

Базовые правила делового этикета

Сотрудники секретариата взаимодействуют с клиентами, партнерами и руководством постоянно. Именно поэтому они должны иметь представление об основных правилах этикета секретаря, которые утверждают, как человек должен быть одет, как разговаривать и вести себя в конфликтной ситуации, а также другие важные аспекты работы.

Свод правил для секретарей отмечает, что человек, занимающий эту должность, должен быть общительным, доброжелательным, иметь хорошие манеры, хорошо одеваться и быть в курсе всех изменений в компании.

Приветствие

Деловой этикет для секретарей предполагает определенные правила приветствия для всех посетителей офиса компании или звонящих по телефону граждан. В официальное приветствие обязательно входит:

  1. пожелание доброго дня;
  2. обозначение своей должности в компании;
  3. наводящий вопрос, чтобы человек начал излагать суть своего вопроса.

Важно! Общение должно проходить на позитивной ноте. Грамотный секретарь всегда вежлив и приветлив, знает, когда нужно промолчать, а когда задать оппоненту вопросы.

При необходимости во время встречи гостей в офисе офис-менеджер может предлагать освежающие напитки или чашечку кофе гостям, если имеется необходимость подождать аудиенции у руководителя. Также необходимо комфортно устроить посетителей, чтобы они не чувствовали себя скованно.

Внешний вид согласно этикету

Внешний облик помощника руководителя — это не только одежда, но и культура речи, а также манеры поведения. Во многих фирмах существуют определенные правила дресс-кода, которые диктуют, как секретарь должен быть одет. Но, даже если таких правил в кодексе фирмы не прописано, помощнику необходимо выбрать строгий деловой стиль.

В одежде предпочтительно следующее:

  • классические брючные костюмы или с юбкой, а также платья строгого покроя;
  • использовать не более трех цветов в наряде, не слишком броских и ярких;
  • короткая, слишком облегающая и узкая одежда категорически неприемлема;
  • для женщин не допускается присутствие на рабочем месте без колготок или чулок;
  • обувь также должна быть спокойных тонов, без дополнительных декоративных элементов и блестящих деталей.

Одежда должна быть приятной к телу, удобной, чтобы помощнику руководителя было комфортно на рабочем месте в течение всего дня. Также она обязательно должна быть опрятной, без пятен и идеально выглаженной. Не стоит забывать о прическе и макияже, маникюре, они также должны быть идеальными.

Этикет общения секретаря по телефону

Телефонный этикет секретаря предполагает вежливое обращение ко всем звонящим, обязательно представиться самому и спросить в начале разговора имя и отчество звонящего и в дальнейшем обращаться к нему именно так. Настрой всего разговора должен быть позитивным, несмотря на проблему, озвученную звонящим.

Если помощник не может ответить на заданный вопрос, нужно честно признаться в этом и убедить человека, что его проблема будет решена в ближайшее время. Также нужно договориться о следующем разговоре.

Как вести себя в конфликтной ситуации?

В компании нередко возникают спорные и даже конфликтные ситуации. Главное в такой ситуации, не терять присутствие духа и быть уверенным в своих позициях. Доказывать свою точку зрения необходимо твердо, но сдержанно. Не стоит допускать перехода на личности и открытого оскорбления достоинства человека.

Если в работе действительно была допущена ошибка со стороны секретаря, следует смело принять критику и объяснится. Нужно постараться максимально сгладить негатив, возможно поможет приведение удачных примеров из своей деловой практики. Напомните начальнику, сколько пользы вы принесли компании и какие ваши проекты оказались наиболее удачными.

Прием посетителей секретарем по этикету

Деловой этикет секретаря предполагает определенный алгоритм встречи посетителей в офисе компании. Помощник руководителя должен:

  • встать из-за рабочего стола и приветствовать гостей, представится;
  • при необходимости ответить на рукопожатие твердо и крепко;
  • узнать цель визита и основные моменты встречи с руководством;
  • расположить гостей в зоне ожидания.

Если со стороны руководителя поступит распоряжение об угощении посетителей напитками, необходимо уточнить, что они предпочитают и обеспечить их всем необходимым. Все манипуляции проделываются с вежливой, сдержанной улыбкой, максимально доброжелательно.

Правила отношений руководителя и секретаря

Этикет секретаря руководителя предполагает четкое представление о структуре предприятия и возможность осуществлять свою трудовую деятельность без участия руководителя. Помощник должен четко знать свои полномочия и уметь их выполнять.

Обращаться к руководству можно только уважительно на «Вы», не допуская фамильярности и других вольностей. При этом не лишним будет проявлять немного внимания в отношении руководителя и обеспечивать ему комфортные условия работы, например, подать чашку любимого кофе в начале рабочего дня.

Секретарь должен знать о всех профессиональных привычках и особенностях руководителя, а помощник еще и о личной жизни босса.

Соблюдение конфиденциальности и недопустимость критики в адрес шефа – качества настоящего профессионала. Неверно обсуждать ошибки руководства с коллегами и высказывать свое личное мнение на этот счет.

Организация совещаний согласно деловому протоколу

Секретарь должен предварительно подготовить переговорную комнату для грамотного проведения совещания. Помещение должно быть чистым и хорошо проветренным, все канцелярские принадлежности расставляются по местам секретарем, а также раскладываются необходимые бумаги и документы. Нередко секретарю приходится обеспечивать участников совещания напитками и закусками.

Секретарь встречает участников у входа в зал, раздавая письменные принадлежности и важные документы. Если предполагается присутствие иностранных граждан, нужно позаботиться о переводчике.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

Деловой этикет секретаря руководителя описывает и такую сферу отношений в компании, как общение с коллегами. Согласно кодексу, помощник руководителя должен быть уважителен к коллегам старше по рангу. Необходимо поддерживать со всеми сотрудниками компании ровные и исключительно деловые отношения. Важно четко понимать, что не все темы допускаются к обсуждению в профессиональных кругах.

Во всех отношения секретарь руководителя должен быть всегда вежлив, спокоен и уравновешен. Главное профессиональное качество – быстро и максимально эффективно выяснить, чего хочет посетитель или сотрудник компании и доложить об этом руководству. Также высоко ценятся помощники, которые могут самостоятельно принимать решения по различным вопросам, без участия непосредственного начальства.

Источник: https://goodetiket.ru/delovoj-etiket/delovoj-etiket-sekretarya

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Секретарь и начальник отношения

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника. 

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

  • секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
  • все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
  • деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
  • в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
  • планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
  • работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
  • соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Осуждение поступков руководителя или критика в его адрес с коллективом недопустима. Все неловкие рабочие моменты обсуждаются лично с ним и при закрытых дверях, любая информация не должна покидать стены рабочего кабинета.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже. В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

  • предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья;
  • запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки;
  • джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия;
  • цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону;
  • на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.;
  • под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки;
  • на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде;
  • секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

  • элегантную дамскую сумочку;
  • ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек;
  • очки – в классической оправе, черного или металлического цвета;
  • часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные;
  • мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

  • снять трубку после первого или второго сигнала;
  • назвать собственное имя и должность;
  • записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству;
  • весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника;
  • если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

  • уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее;
  • формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы;
  • при разговоре запрещаются длинные монологи;
  • основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

  • секретарь встречает всех приглашенных у входа;
  • выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
  • указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

  • удачно формировать свой положительный имидж;
  • поддерживать имя компании;
  • успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия;
  • пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков.

Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности.

В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.

Источник: https://etikket.ru/delovoj-etiket/delovoj-etiket-dlya-sekretarej-i-pomoshchnikov-rukovoditelej.html

Деловой этикет секретаря на рабочем месте. Советы и рекомендации

Секретарь и начальник отношения

19.06.2018

Секретарь – лицо компании. К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров. И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя. Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.

Звонят Вам:

  1. Трубку снимать после первого или второго звонка.
  2. Представьтесь, назвав свое имя и должность.
  3. Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
  4. Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
  5. При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
  6. Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
  7. Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.

Звоните Вы:

  1. Выберите удобное для собеседника время звонка.
  2. Четко сформулируйте цель звонка.
  3. Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
  4. Избегайте длинных монологов.
  5. Ведите запись основных результатов разговора.
  6. Результатом должны быть конкретные договоренности.
Профессиональный юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: